L'important, c'est de participer. Réunion d'information ou de décision, la clé de la réussite se trouve dans l'animation. Quelques conseils pour préparer une rencontre.
Pourquoi faire une réunion ? Avant toute rencontre, il vaut mieux se poser cette question plutôt que de faire perdre du temps à tout le monde. Chaque réunion a des objectifs précis. L'animateur est là pour faire progresser la rencontre vers ces objectifs. Une bonne réunion obéit à trois principes : un ordre du jour fixé à l'avance pour définir les objectifs, une participation libre du public, des décisions rappelés en fin de séance. La réunion de prise de décision ne se déroule pas comme la rencontre d'information. Celle-ci a pour but de conseiller ou de convaincre. Cela peut être une réunion des délégués pour donner un compte-rendu du conseil de classe ou une information organisée par un intervenant extérieur sur la contraception. La réussite tient dans la bonne préparation du contenu. Le nombre de participants est illimité mais la réunion prend la tournure d'un cours. Les participants font face à l'animateur qui laisse le public s'exprimer en fin de session.
Les réunions de prise de décision servent souvent à résoudre un problème. L'accent est mis sur la participation. Chacun doit exprimer son point de vue pour produire des solutions. Le petit comité est de rigueur. Un homme-orchestre : l'animateur L'animateur favorise la bonne ambiance pour que la discussion se fasse librement.
Plusieurs formules sont utilisables. Le brainstorming où les solutions fusent par association d'idées ou la technique nominale de groupe permettant à chacun d'écrire ses idées puis de les transmettre au groupe. Les décisions peuvent se prendre par consensus ou par vote. Les idées peuvent aussi être notées une par une, celle qui a la meilleure note l'emporte. Nul doute qu'une bonne réunion dépend de l'animateur. Son rôle est d'agir sur la structure de la réunion (salle adaptée, gestion du temps…), le contenu (synthèse régulière, recadrage sur le sujet…) et sur l'interaction au sein du groupe (opposition de points de vue, équité entre les participants…). Il met tout en œuvre pour remplir les objectifs fixés, à commencer par l'ordre du jour. Fixé suffisamment tôt, il expose le but de la rencontre et donne le plan de travail avec la date et le lieu de rencontre. L'animateur veille au respect des heures de début et de fin et n'oublie pas les pauses. Régulièrement, il résume les avancées de la réunion et rappel les décisions en fin de séance. Ouf ! Rôle déconseillé aux lycéens qui ne voient absolument pas ce qu'est un homme-orchestre.